Deze 10 taken kun je door een virtual assistant laten uitvoeren

Als ondernemer kun je soms overweldigd raken door alle taken die erop je to do lijst staan. Je weet niet meer waar je moet beginnen. Alles lijkt prioriteit te hebben. Waar begin je dan en waar haal je de tijd vandaan? Je wilt tenslotte ook graag áán je bedrijf werken en niet ín je bedrijf. Een virtual assistant kan jou ondersteunen bij jouw vele to do’s.

Een virtual assistant is een zelfstandige professional die ondernemers ontzorgt met allerlei taken. Denk aan websiteonderhoud, e-mail en agendabeheer, het schrijven van teksten, het nabellen van facturen of je social media kanalen beheren. Om je meer inzicht te geven in wat er mogelijk is, heb ik een top 10 van taken samengesteld die je door een virtual assistant kunt laten uitvoeren. Als je als ondernemer een virtual assistant gaat inhuren, zijn dit de 10 taken die je door een virtual assistant kunt laten uitvoeren:

– E-mail & agendabeheer (e-mails afhandelen en afspraken maken). Het kan voor jou als ondernemer al ontzettend veel tijd schelen als je VA zoveel mogelijk afspraken en e-mails zelfstandig kan afhandelen.

– Social media profielen opzetten. Geef aan je virtual assistant door op welke kanalen je vertegenwoordigd wilt zijn (of bespreek dit met haar) en zij zet de profielen voor je op en richt ze voor je in.

– Social media beheer en een planningstool inrichten. Voor veel ondernemers geldt dat er superveel tijd gaat zitten in het onderhouden van contacten, reageren op updates en vragen van (potentiële) klanten op de social media kanalen. Het kan daarom fijn zijn om social media beheer uit te besteden aan een virtual assistant. Je virtual assistant kan teksten schrijven, visuals uitzoeken en een planningstool inrichten zodat je als ondernemer volledig ontzorgd bent. Je VA kan alle contentuitingen al een maand van tevoren klaar zetten in de planningstool of het jou uitleggen hoe je dat moet doen.

– Websitebeheer. Je website vergt onderhoud, je moet op tijd je updates uitvoeren, het beste is om iedere week ook een backup te maken van je website en de website up to date te houden door nieuwe content eraan toe te voegen en de nieuwsitems actief bij te houden. Ook dit kan een virtual assistant voor je doen.

– Blogs schrijven. Wil je als ondernemer laten zien wat je aan expertise in huis hebt? Dan is het belangrijk om regelmatig te bloggen. Het kan zijn dat je het lastig vindt om deze blogs zelf te schrijven of dat je er geen tijd voor hebt. De virtual assistant kan hierin uitkomst bieden door deze blogs voor jou te schrijven én ze te publiceren op je website.

– Klantenservice. Als je als ondernemer een webshop hebt, kun je op de meest gekke momenten verwachten dat klanten bellen of mailen met een vraag over een product op je webshop of over een bestelling. Een klantenservice inrichten is dan prioriteit nummer 1. Een virtual assistant kan hierin bijdragen door vragen te beantwoorden die zowel telefonisch als per mail binnenkomen. Ze kan de status van een order checken en aan de klant doorgeven en ze kan eventuele klachten adequaat oppakken.

– Organisatie van evenementen. Evenementen komen nu misschien even wat minder voor door de Corona crisis maar als het straks weer mag worden er weer volop evenementen georganiseerd. Een virtual assistant kan hulp bieden bij de organisatie van een evenement. Ze kan de gehele organisatie uit handen nemen en – waar nodig – een team oprichten met meerdere eventmedewerkers, het evenement promoten én op het evenement gastvrouw zijn.

– Een leadgenerator bedenken. Wanneer je als ondernemer een goede website hebt, denk je vaak dat de klanten vanzelf naar je toe komen. Dat blijkt al snel niet het geval, waardoor de spanning kan toenemen. Een goede leadgenerator is essentieel op iedere website. Een leadgenerator (het woord zegt het al) moet leads aantrekken, het moet iets zijn waar potentiële klanten op aan slaan en daardoor bij jou iets gaan afnemen. Dit kan een gratis e-book of handleiding zijn maar bijvoorbeeld ook een interactieve test. Een virtual assistant kan met je meedenken wat de beste manier is voor jou om aan leads te komen én ze kan het project voor je uitvoeren.

– Boekhouding. Misschien wel het minst leuke deel aan het ondernemerschap. Je boekhouding op orde hebben én alle bonnetjes op tijd verwerken is voor veel ondernemers een hele uitdaging. Als jij als ondernemer deze taak liever kwijt dan rijk bent dan loont het om een virtual assistant te zoeken die een goed cijfermatig inzicht heeft. Zij kan je boekhouding bijhouden, facturen opstellen, betalingen bijhouden, inkomende rekeningen betalen en mogelijk ook de kwartaalaangifte voor je verzorgen.

– Testimonials uitvragen bij bestaande klanten. Het is voor toekomstige klanten fijn om ervaringen van anderen te lezen over jou. Een virtual assistant kan aan al jouw bestaande klanten vragen of zij een korte testimonial over jou en je bedrijf willen schrijven. Deze testimonials kun je op je website delen en op social media.

Aan de slag met een virtual assistant?

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen zijn er tal van taken die een virtual assistant voor je kan uitvoeren. Het voordeel voor jou is dat je je focus behoudt. Benut je focus om geweldige ideeën uit te werken of om die leads om te zetten in betalende klanten. Dan doet de virtual assistant de rest. Wil je weten of een virtual assistant bij jou past? Doe dan de virtual assistant test.