Hoe maak je een goede notulen?

Tijdens een vergadering is er altijd iemand die notuleert. Het nadeel hiervan is dat degene die notuleert zich niet volledige kan mengen in het gesprek. Ook is het lastig om deze goed bij te houden en alles volledig uit te werken. Door met een tafelmicrofoon deze notulen te dicteren, ben je direct van deze problemen af. Doordat het de juiste geluiden opvangt en deze omzet naar een document kan iedereen meedoen met de vergadering en zal alles genoteerd worden. Maar welke tips zijn er nog meer om te notuleren?

Schrijf het op

Krijg jij de eervolle taak om te notuleren tijdens een meeting, maar vind je dit nog lastig? Bekijk dan vooraf de agenda. Hieruit kun je al halen waar het over zal gaan en wat de belangrijkste punten zullen zijn. Door de vorige notulen te bekijken weet je wat ze eventueel terug kunnen halen van de vorige keer. Voor jezelf kun je deze punten al beschrijven zodat je alleen nog maar aantekenen hoeft te maken. Gebruik voor jezelf steekwoorden zodat je later de notulen uit kan schrijven.

Zorg dat alles duidelijk is

Het is belangrijk dat je iedereen goed kunt verstaan, zorg dus dat je op de juiste plek zit zodat je iedereen goed hoort en verstaat. Zorg ook dat je zelf een mindere actieve rol in de vergadering hebt. Weet je vooraf dat je veel punten te bespreken hebt, vraag dan of iemand anders kan notuleren. Mocht je het niet verstaan, vraag dan altijd om verduidelijking. Uiteindelijk heeft iedereen meer baat bij een goede notulen dus voel je niet bezwaard. Zorg ervoor dat je direct na de vergadering de notulen verder afmaakt. Het zit nog vers in je geheugen en het is niet de meeste leukste taak om af te ronden op een ander moment. Maar neem vooral jouw tijd die je nodig hebt om de juiste notulen op te stellen.