Wat heb je nodig voor het maken van een optimale personeelsplanning?
Vrijwel elke organisatie streeft naar tevreden klanten. Maar om tevreden klanten te krijgen zijn goede en gemotiveerde werknemers cruciaal. De kunst is dan ook om goed personeel aan te trekken, te houden en om ze zo kostenefficiënt mogelijk in te zetten. De optimale inzet van personeel is niet mogelijk zonder een goede personeelsplanning. Maar wat heb je daarbij nodig, en hoe maak je zo’n planning?
Begin met een strategische personeelsplanning
Als het gaat om het maken van een optimale personeelsplanning is het eerst belangrijk om een strategische personeelsplanning te maken. Nu vraag je je misschien af: wat is dat? Bij een strategische personeelsplanning gaat het om het gericht sturen op de optimale bezetting van je organisatie richting de toekomst. Je brengt dan in kaart waar je over een bepaald aantal jaren, bijvoorbeeld vijf, wilt staan en aan welke (extra) skills je dan behoefte hebt. Op basis van dit onderzoek maak je strategische keuzes omtrent de in- en uitstroom van medewerkers, de inrichting van je afdelingen en je planningsmethodiek.
Speel in op bezettingstekorten en -overschotten
Bedenk alvast de uitkomst van scenario’s en gebeurtenissen op basis van variabelen als verlof en (ziekte) verzuim. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat één van je medewerkers zwanger raakt, of dat in de winterperiode veel mensen ziek zijn. Het beste is om hier alvast over na te denken en hier alvast omheen te plannen. Zo is de kerstperiode vaak extra druk en heb je dan misschien een tekort aan personeel, wie weet is het een idee om alleen voor die periode extra mensen aan te nemen. Of wellicht kun je stagiaires aannemen om eventuele tekorten op te vangen.
Heldere communicatie en rekening houden met voorkeuren
Heb je je personeelsplanning in elkaar gezet? Leg dan duidelijk uit waarom je iemand voor een bepaalde dienst hebt ingeroosterd. Dat voorkomt vaak boze gezichten en tegenwerking. Laat je personeel ook zelf hun beschikbaarheid doorgeven en houd hier rekening mee bij het plannen. Heb je bijvoorbeeld stagiaires in dienst? Leg dan vast wanneer ze eventuele terugkomdagen op school hebben. Houd jij bij het maken van je personeelsplanning rekening met de professionele en persoonlijke voorkeuren van je personeel? Dan krijg je daar meestal productieve en tevreden medewerkers voor terug.
Met deze drie stappen kan jij dus de optimale personeelsplanning in elkaar zetten voor jouw bedrijf, waar zowel jij als je medewerkers tevreden mee zijn